Tietosuojaseloste
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) mukainen versio
Rekisterinpitäjä
Tilitoimisto E. Bergström Oy
Y-tunnus: 3105093-2
osoite: Annanbackantie 11, 04130 Sipoo
p. 050 441 7654
sähköposti: info(at)tilitoimistobergstrom.fi
Tietosuoja-asioista vastaava yhteyshenkilö
Eija Bergström
p. 050 441 7654
sähköposti: eija(at)tilitoimistobergstrom.fi
Henkilörekisterin nimi
Asiakas- ja markkinointirekisteri
Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on:
Rekisteröidyn antama suostumus henkilötietojen käsittelyyn
Rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välinen sopimussuhde
Rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden toteuttaminen
Rekisterinpitäjän oikeutettu etu
Yleinen etu tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttäminen
Elintärkeiden etujen suojaaminen
Henkilötietoja käsitellään asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän suhteen hoitamiseen, laskutukseen, palveluiden tuottamiseen, liiketoiminnan kehittämiseen ja suunnittelemiseen sekä markkinointiin ja asiakasviestintään, joita voidaan toteuttaa myös sähköisesti ja kohdennettuna.
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilörekisteriin merkittäviä tietoja saadaan säännönmukaisesti seuraavista lähteitä:
Rekisteröidyltä itseltään
Julkisista rekistereistä
Viranomaisilta
Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisteri voi sisältää asiakkaan / asiakasyrityksen yhteyshenkilön perustietoja.
Etu- ja sukunimi
Asema organisaatiossa
Sähköpostiosoite
Puhelinnumero
Yrityksen nimi ja Y-tunnus
Yrityksen yhteystiedot (postiosoite, käyntiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite)
Yrityksen laskutustiedot ja maksuehtotieto
Asiakkuuden ja/tai asiallisen yhteyden alkamis- ja päättymisajankohta
Mahdolliset suoramarkkinointikiellot
Asiakkuuden perusteella syntyvät tiedot, asiakassuhteen hoitamiseen liittyvät tiedot, palvelun tilaukseen ja sisältöön liittyvät tiedot, asiakashistoriaan liittyvät tiedot
Yrityksen liikevaihtoluokka tai muita yrityksen toimintaa tai palvelusisältöä kuvaavia luokittelutietoja
Sähköisen viestinnän tunnistetiedot; rekisteröidyn historiatietoja (loki), IP-osoitteet sekä mahdolliset evästeet
Henkilötietojen luovuttaminen
Tietojen luovuttaminen yhteistyökumppaneille voi lähtökohtaisesti tapahtua vain sellaisiin tarkoituksiin, jotka tukevat rekisterin toiminta-ajatusta ja joissa tietojen käyttötarkoitus ei ole yhteensopimaton Tilitoimisto E. Bergström Oy käyttötarkoitusten kanssa.
Tietoja voidaan luovuttaa ja siirtää Tilitoimisto E. Bergström Oy tai sen alihankkijoiden yksiköille henkilötietolain ja EU:n tietosuoja-asetuksen asettamin rajoituksin sekä viranomaisille lakiin perustuvan vaatimuksen perusteella.
Henkilötietojen siirrot kolmansiin maihin
Henkilötietoja siirretään EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle ainoastaan EU:n komission antaman tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen mukaisesti.
Henkilötietojen suojaus
Rekisteri on suojattu teknisin ja organisaattorisin keinoin. Rekisterin tiedot tallennetaan palvelimille ja järjestelmiin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Kaikki henkilötietojen käsittelijät ovat sitoutuneet noudattamaan salassapitovelvollisuutta. Rekisterin tietoja käsittelevät henkilöt ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen.
Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat lukituissa kaapistoissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.
Tietojen säilytysaika
Asiakastietoja säilytetään rekisterissä niin kauan kuin asiakkuus on voimassa. Asiakkuuden päättymisen jälkeen asiakastietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan asiakkuuden päättymisestä. Asiakastietoja voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai yrityksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.
Profilointi
Henkilötietoja ei käytetä profilointiin tai muuhun automaattiseen päätöksentekoon.
Ilmoitusvelvoite henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta
Rekisterinpitäjän on ilmoitettava henkilötietoihin kohdistuvista tietoturvaloukkauksista valvontaviranomaiselle 72 tunnin kuluessa. Jos loukkauksesta on todennäköisiä haittavaikutuksia rekisteröidylle, on rekisterinpitäjän ilmoitettava tapahtuneesta myös rekisteröidylle.
Rekisteröidyn oikeudet
Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja jos käsitellään, oikeus saada kopio henkilötiedoistaan.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot korjataan.
Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla tarvittavat lisätiedot.
Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista, jos
henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty;
rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon henkilötietojen käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta; tai
henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa itseään koskevien henkilötietojen käsittelyä, jos
rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden;
käsittely on lainvastaista, ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; tai
rekisterinpitäjä ei enää tarvitse henkilötietoja käsittelyn alkuperäisiin tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Vastustamisoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä.
Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä rekisteröidyn henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet, tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Jos henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä tällaista markkinointia varten, mukaan lukien profilointia silloin kun se liittyy tällaiseen suoramarkkinointiin.
Oikeus peruuttaa suostumus
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat ja hänen itse toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Henkilötietoasioiden kansallisena valvontaviranomaisena on oikeusministeriön yhteydessä toimiva tietosuojavaltuutettu. Sinulla on oikeus saattaa asiasi valvontaviranomaisen käsiteltäväksi, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä.
Yhteydenotot
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisteriasioista vastaavaan yhteyshenkilöön sähköpostitse osoitteeseen eija(at)tilitoimistobergstrom.fi tai postitse osoitteeseen Annanbackantie 11, 04130 Sipoo.