Tietosuojaseloste

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) mukainen versio

Rekisterinpitäjä

Tilitoimisto E. Bergström Oy
Y-tunnus: 3105093-2
osoite: Annanbackantie 11, 04130 Sipoo
p. 040 541 0376
sähköposti: eija(at)tilitoimistobergstrom.fi

Tietosuoja-asioista vastaava yhteyshenkilö

Eija Bergström
p. 040 541 0376
sähköposti: eija(at)tilitoimistobergstrom.fi

Henkilörekisterin nimi

Asiakas- ja markkinointirekisteri

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on:

Rekisteröidyn antama suostumus henkilötietojen käsittelyyn

Rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välinen sopimussuhde

Rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden toteuttaminen

Rekisterinpitäjän oikeutettu etu

Yleinen etu tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttäminen

Elintärkeiden etujen suojaaminen

Henkilötietoja käsitellään asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän suhteen hoitamiseen, laskutukseen, palveluiden tuottamiseen, liiketoiminnan kehittämiseen ja suunnittelemiseen sekä markkinointiin ja asiakasviestintään, joita voidaan toteuttaa myös sähköisesti ja kohdennettuna.

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilörekisteriin merkittäviä tietoja saadaan säännönmukaisesti seuraavista lähteitä:

Rekisteröidyltä itseltään

Julkisista rekistereistä

Viranomaisilta

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteri voi sisältää asiakkaan / asiakasyrityksen yhteyshenkilön perustietoja.

Etu- ja sukunimi

Asema organisaatiossa

Sähköpostiosoite

Puhelinnumero

Yrityksen nimi ja Y-tunnus

Yrityksen yhteystiedot (postiosoite, käyntiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite)

Yrityksen laskutustiedot ja maksuehtotieto

Asiakkuuden ja/tai asiallisen yhteyden alkamis- ja päättymisajankohta

Mahdolliset suoramarkkinointikiellot

Asiakkuuden perusteella syntyvät tiedot, asiakassuhteen hoitamiseen liittyvät tiedot, palvelun tilaukseen ja sisältöön liittyvät tiedot, asiakashistoriaan liittyvät tiedot

Yrityksen liikevaihtoluokka tai muita yrityksen toimintaa tai palvelusisältöä kuvaavia luokittelutietoja

Sähköisen viestinnän tunnistetiedot; rekisteröidyn historiatietoja (loki), IP-osoitteet sekä mahdolliset evästeet

Henkilötietojen luovuttaminen

Tietojen luovuttaminen yhteistyökumppaneille voi lähtökohtaisesti tapahtua vain sellaisiin tarkoituksiin, jotka tukevat rekisterin toiminta-ajatusta ja joissa tietojen käyttötarkoitus ei ole yhteensopimaton Tilitoimisto E. Bergström Oy käyttötarkoitusten kanssa.

Tietoja voidaan luovuttaa ja siirtää Tilitoimisto E. Bergström Oy tai sen alihankkijoiden yksiköille henkilötietolain ja EU:n tietosuoja-asetuksen asettamin rajoituksin sekä viranomaisille lakiin perustuvan vaatimuksen perusteella.

Henkilötietojen siirrot kolmansiin maihin

Henkilötietoja siirretään EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle ainoastaan EU:n komission antaman tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen mukaisesti.

Henkilötietojen suojaus

Rekisteri on suojattu teknisin ja organisaattorisin keinoin. Rekisterin tiedot tallennetaan palvelimille ja järjestelmiin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Kaikki henkilötietojen käsittelijät ovat sitoutuneet noudattamaan salassapitovelvollisuutta. Rekisterin tietoja käsittelevät henkilöt ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen.

Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat lukituissa kaapistoissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Tietojen säilytysaika

Asiakastietoja säilytetään rekisterissä niin kauan kuin asiakkuus on voimassa. Asiakkuuden päättymisen jälkeen asiakastietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan asiakkuuden päättymisestä. Asiakastietoja voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai yrityksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

Profilointi

Henkilötietoja ei käytetä profilointiin tai muuhun automaattiseen päätöksentekoon.

Ilmoitusvelvoite henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Rekisterinpitäjän on ilmoitettava henkilötietoihin kohdistuvista tietoturvaloukkauksista valvontaviranomaiselle 72 tunnin kuluessa. Jos loukkauksesta on todennäköisiä haittavaikutuksia rekisteröidylle, on rekisterinpitäjän ilmoitettava tapahtuneesta myös rekisteröidylle.

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja jos käsitellään, oikeus saada kopio henkilötiedoistaan.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot korjataan.
Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla tarvittavat lisätiedot.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista, jos

henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty;

rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon henkilötietojen käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta; tai

henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa itseään koskevien henkilötietojen käsittelyä, jos

rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden;

käsittely on lainvastaista, ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; tai

rekisterinpitäjä ei enää tarvitse henkilötietoja käsittelyn alkuperäisiin tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä.

Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä rekisteröidyn henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet, tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Jos henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä tällaista markkinointia varten, mukaan lukien profilointia silloin kun se liittyy tällaiseen suoramarkkinointiin.

Oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat ja hänen itse toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Henkilötietoasioiden kansallisena valvontaviranomaisena on oikeusministeriön yhteydessä toimiva tietosuojavaltuutettu. Sinulla on oikeus saattaa asiasi valvontaviranomaisen käsiteltäväksi, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä.

Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisteriasioista vastaavaan yhteyshenkilöön sähköpostitse osoitteeseen eija(at)tilitoimistobergstrom.fi tai postitse osoitteeseen Annanbackantie 11, 04130 Sipoo.